Personnel Alter Ego inc.

Ce cabinet d’avocats reconnu mondialement est présentement à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice au recrutement d’étudiants pour un mandat d’environ 14 mois, à leur bureau de Montréal.

Rôle et responsabilités du poste
Le ou la titulaire du poste apportera un soutien quotidien en accomplissant les tâches suivantes:
- Assister l’équipe marketing avec la préparation des publicités requises pour les activités de commandites effectuées auprès des facultés de droit ou des associations et comités étudiants;
- Traiter les factures de commandite et de don provenant des facultés de droit civil;
- Assister dans l’organisation de toutes les activités de recrutement ayant lieu au cabinet ou dans les facultés de droit, notamment la commande de nourriture, la réservation de salles, les suivis auprès des participants ainsi que l’organisation du matériel requis;
- Inscrire le cabinet aux journées carrière des facultés de droit civil et coordonner la logistique entourant la participation à ces événements;
- Publier l’offre d’emploi et traiter un volume important de candidatures reçues dans le contexte de la Course aux stages (principale période de recrutement) ainsi que le recrutement coop;
- Assister dans l’organisation des activités liées à la Course aux stages, notamment les entrevues, la documentation à l’intention des intervieweurs, l’accueil des candidats, les différents dîners ainsi que les soupers de recrutement;
- Assister dans la planification de l’accueil, la formation et l’intégration des étudiants d’été et des stagiaires, incluant le calendrier d’activités sociales des étudiants d’été;
- Traiter les frais d’inscription et de scolarité des étudiants auprès de l’École du Barreau et communiquer avec l’École du Barreau à ce sujet;
- Assister avec la préparation et la communication des documents requis par l’École du Barreau pour l’inscription au stage, l’évaluation des stagiaires et l’admission au Tableau de l’Ordre;
- Assister l’équipe des ressources humaines avec les vérifications des antécédents des stagiaires ou étudiants d’été;
- Assister avec l’organisation entourant l’arrivée et le départ des étudiants d’été et des stagiaires;
- En collaboration avec l’équipe de Marketing/Communications, s’assurer que la page Instagram du cabinet soit à jour et active pour le bureau de Montréal;
- Mettre à jour les renseignements de la section appropriée du site Web;
- Mettre à jour le budget alloué au recrutement;
- Assister avec les suivis et les évaluations des stagiaires et étudiants du bureau de Montréal;
- Participer à d’autres projets ou effectuer d’autres tâches au bureau.

Formation et expérience requises
- Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent;
- Minimum 2 ans d’expérience pertinente;
- Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Excellentes habilités de communication écrite et verbale, autant en anglais qu’en français;
- Excellent service à la clientèle;
- Fiabilité, créativité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, entregent et discrétion;
- Capacité de gérer des urgences et prioriser les tâches;
- Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Flexibilité et disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire à l’occasion pendant la période de pointe, si nécessaire;
- Expérience dans un grand cabinet d’avocats (atout).

Vous aimez être au cœur de l’action et avez une force pour la coordination? Il nous fera plaisir de faire votre connaissance!

This world-renowned law firm is currently looking for a Student Recruitment Coordinator for a term of approximately 14 months, at their Montreal office.

Role and responsibilities of the position
The incumbent will provide day-to-day support by performing the following tasks:
- Assist the marketing team with the preparation of the advertisements required for sponsorship activities carried out with law faculties or student associations and committees;
- Process sponsorship and donation invoices from civil law faculties;
- Assist in the organization of all recruitment activities taking place at the firm or in law schools, including ordering food, reserving rooms, following up with participants and organizing the required materials;
- Register the firm for civil law faculty career days and coordinate the logistics surrounding participation in these events;
- Publish the job offer and process a large volume of applications received in the context of the internships race (main recruitment period) as well as co-op recruitment;
- Assist in the organization of activities related to the internships race, including interviews, documentation for interviewers, welcoming candidates, various lunches and recruitment dinners;
- Assist in the planning of the reception, training and integration of summer students and interns, including the calendar of social activities for summer students;
- Process student registration and tuition fees with the École du Barreau and communicate with the École du Barreau on this subject;
- Assist with the preparation and communication of the documents required by the École du Barreau for registration for the articling period, the evaluation of articling students and admission to the Roll of the Order;
- Assist the human resources team with background checks for interns or summer students;
- Assist with the organization surrounding the arrival and departure of summer students and articling students;
- In collaboration with the Marketing/Communications team, ensure that the firm's Instagram page is up-to-date and active for the Montreal office;
- Update the information in the appropriate section of the website;
- Update the budget allocated to recruitment;
- Assist with the follow-ups and evaluations of interns and students in the Montreal office;
- Participate in other projects or perform other tasks in the office.

Education and experience required
- Diploma of Collegial Studies (DEC) in a relevant field;
- Minimum 2 years of relevant experience;
- Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Excellent written and verbal communication skills, both in English and French;
- Excellent customer service;
- Reliability, creativity, professionalism, punctuality, team spirit, interpersonal skills and discretion;
- Ability to manage emergencies and prioritize tasks;
- Ability to manage multiple files simultaneously;
- Flexibility and availability to work overtime on occasion during peak periods, if necessary;
- Experience in a large law firm (asset).

Do you like to be in the heart of the action and have a strength for coordination? It will be our pleasure to get to know you!